"Počnimo stvari obratno, kot jih počne večina #video

Blaž Kos je več kot deset let soustvarjal ekosistem start-upov v srednji in vzhodni Evropi ter pomagal pri razvoju trga tveganega kapitala v Sloveniji. Sodeloval je pri izvedbi in upravljanju več kot 50 naložb, pri čemer je po pridobitvi tveganega kapitala podjetjem start-up pomagal tudi pri optimizaciji poslovanja in doseganju čim višje ravni produktivnosti.

V letu 2016 pa se je odločil za radikalno potezo. Po vzoru akademskega koncepta, imenovanega "sabbatical", se je odločil, da bo leto dni namenil le branju, izobraževanju, športu in pisanju. Prodal je avtomobil in telefon, zapustil start-up ekosistem ter se osredotočil na ustvarjanje mednarodnega bloga AgileLeanLife. V letu dni je napisal več kot 800 strani, kar je enako več kot petim knjigam. Ravno pred kratkim je priljubljena aplikacija za branje blogov Feedspot Blažev blog uvrstila med 50 najboljših blogov na svetu na temo produktivnosti, psihologije in osebne rasti.

Lansko leto ste namenili izobraževanju in pisanju, obveznosti, socialne stike in motilce pa ste zmanjšali na minimum. Kako danes doživljate preteklo leto?

Svojo izobraževalno izkušnjo sem poimenoval kar "monk mode". Zamisel sem našel  v akademskih vodah, kjer je praksa, da si podjetniki vzamejo do leta dni časa za izobraževanje, prav tako pa pri ameriškem vlagatelju tveganega kapitala Marcu Andreessenu, ki svoj čas upravlja brez koledarja. Vsak dan se posveti najpomembnejši aktivnosti brez vnaprejšnjega načrtovanja.

Vprašal sem se: kaj pa, če eno leto ne bi imel čisto ničesar na koledarju? Tako sem vsako mogočo minuto leta 2016 namenil branju, pisanju in športu. To je bila absolutno ena od najboljših izkušenj v mojem življenju.

"V letu dni brez motenj sem v znanju napredoval bolj kot kadarkoli prej. Prebral sem ogromno knjig. Naštudiral sem kar nekaj stvari o psihoanalizi, kognitivno-vedenjski terapiji, produktivnosti, optimizaciji za spletne iskalnike, dizajnu, naučil sem se temeljev programiranja, izpilil sem svojo angleščino, močno izboljšal fizično kondicijo in še kaj bi se našlo. Prav zdaj se posvečam učenju snemanja in montiranja videov, v čemer sem sicer še čisti amater." Foto: Matej Kolaković

Veliko časa ste namenili tudi raziskovanju naše produktivnosti. Kako po vašem mnenju lahko najdemo srednjo pot med produktivnostjo na delovnem mestu in odzivnostjo, pri tem mislimo na komunikacijo z delovnim okoljem? Kako zadostiti vsem?

Mogoče res ni dovolj časa, da bi opravili prav vse zastavljene aktivnosti v dnevu, absolutno pa je dovolj časa, da opravimo vse pomembne aktivnosti tako doma kot v službi, obenem pa se tudi dovolj socializiramo. Povprečen človek je na delovnem mestu učinkovit zgolj od dve do tri ure od osmih. Preostali čas je zapravljen za sestanke, brskanje po internetu, odgovarjanje na elektronsko pošto in podobno.

Največji razlog za to, da smo ljudje na delovnem mestu tako neučinkoviti, je, da nas obkrožajo številni motilci. Na primer neprestano preverjanje telefona, brskanje po internetu ... Nenehno nas nekdo moti.

Če se organiziramo tako, da podvojimo učinkovito delo na štiri ali pet ur na dan, smo podvojili svojo produktivnost. Za to pa potrebujemo sistem, ki je neizprosen do najpogostejših motilcev.

Kos o tem, kako težko se je bilo odreči mobilnemu telefonu: "Zelo težko. Prvih 14 dni sem bil izjemno nemiren, potem pa sem se čudežno povsem umiril. Postal sem bistveno bolj miren in pozoren na to, kako so drugi odvisni od pametnih telefonov. Avtomobil sem zamenjal za kolo, kar me je stalo kakšnih pet kilogramov maščobe. Super izkušnja, mogoče finančno zahtevna, po enem letu pa že lahko rečem, da pogrešam več stika z ljudmi. Foto: Thinkstock

Je pa pri vsem tem velika težava. Naši možgani so nenehnih prekinitev že tako navajeni, da nimajo več delovne discipline. Po 15 minutah osredotočenega dela že iščemo nekakšno prekinitev.

Poleg sistema je tako treba nujno trenirati naše možgane oziroma naš delovni spomin na osredotočeno delo v časovnih odsekih od 45 minut do dveh ur. To je podobno kot s kondicijo, na začetku je težko, dolgoročno pa je to naša največja prednost, ko govorimo o produktivnosti.

Kako lahko to dosežemo?

Daleč najboljši način za povečanje produktivnosti je, če si lahko v dnevu organiziramo vsaj dvakrat po dve uri, ki ju namenimo produktivnosti brez kakršnihkoli družbenih stikov.

To najlažje dosežemo tako, da počnemo stvari obratno, kot jih počne večina. Nekako logično je, da smo, če počnemo to, kar počne večina, lahko le povprečno produktivni.

Video: Triki za povečanje produktivnosti

V praksi to pomeni, da vstajamo takrat, ko vsi še spijo. Če na primer vstanemo ob 6. uri zjutraj, imamo dve uri čistega miru za produktivno delo (zelo veliko uspešnih ljudi velja za zgodnje ptice). Podobno pravilo je, da se v službo ne vozimo takrat kot vsi, saj se bomo tako znašli v gneči, ki nam spet jemlje čas. Enako velja, ko pride čas za malico, obisk trgovine ali katerokoli drugo aktivnost.

Poskusite se organizirati tako, da boste imeli za resno ustvarjanje rezervirani vsaj dve uri skupaj. Če si na primer rezervirate čas zjutraj od 6. do 8. ure in po kosilu od 14. do 16. ure, boste tako podvojili svojo produktivnost.

Zakaj je tako pomembno, da določimo, kdaj bomo ustvarjali brez motenj? "Ker so psihološke raziskave pokazale, da po vsaki motnji potrebujemo 20 minut ali celo več, da se spet vrnemo v prejšnji ritem svojega dela. Če nas kdo zmoti šestkrat na dan, to pomeni, da porabimo najmanj dve uri samo za to, da se spet prisilimo v prejšnji tempo produktivnosti in dela." Foto: Matej Kolaković

Predlagam, da si kar v koledarju določite dvakrat po dve uri skupaj in poskrbite, da boste ta čas preživeli brez vsakršnih motilcev.

Vklopite "internetno varuško", ki vam bo preprečila prehod na nesmiselne spletne strani, utišajte telefon in preprečite katerokoli drugo morebitno motnjo. Lahko se odločite, da delate od doma, se zaprete v sejno sobo ali greste celo v kakšno kavarno, kjer boste imeli popoln mir.

Enako lahko dosežete med delovnim časom, če se v podjetju na primer določi kak znak ali simbol, ki kaže na to, da zaposleni nočejo, da jih v tistem trenutku, na primer dve uri skupaj, kdo moti. Lahko je to zastavica na mizi, plišasta kocka, znak na vratih Ne moti ali karkoli drugega.

Velika motnja produktivnega delovnega procesa so tudi sestanki. Najmanj učinkovito organiziran dan je, da imamo en sestanek predviden sredi dopoldneva, drugega pa po kosilu, po možnosti na čim bolj oddaljeni lokaciji. To pomeni, da tisti dan ne bomo naredili bolj ali manj ničesar.

In če se vendarle sprijaznimo, da so sestanki del našega vsakdana, kako jih narediti bolj učinkovite?

Sestankom se poskusite izogniti, razen če so seveda nujni zaradi vpletenosti več oseb ali če je treba doreči strategijo, predebatirati nove ustvarjalne ideje, skleniti prodajo, zgraditi odnos z nekom ali kaj podobnega.

Čim manj sestankov, tem bolje. Če res ne gre drugače in če se ne moremo dogovoriti po telefonu, se odločimo za sestanek, sicer pa je po mojem mnenju bolje, da se mu izognemo. Nekako smo kar navajeni, da tudi za najmanjše stvari sestankujemo. To je odlična socialna izkušnja, hitro mine čas, zagotovo pa so sestanki ubijalci produktivnega dela.

V tujini vedno pogosteje izvajajo stoječe sestanke in tako imenovane "walking" sestanke.

To pomeni, da udeleženci sestanka - običajno gre za ekipe v podjetju - med sestankom stojijo, kar ga precej skrajša, ali pa, drug primer, med sestankovanjem hodijo. To je pogosto na primer med univerzitetnimi profesorji, ki tako poskrbijo za svoje zdravje in predebatirajo temo, o kateri so želeli izmenjati mnenja.

Pri sestankih je pomembno tudi to, da že vnaprej določimo, koliko časa imamo na voljo za sestankovanje, kakšna je agenda sestanka in kaj natanko se je treba dogovoriti. Lahko celo nastavimo uro, ki odšteva čas do konca sestanka, ali pa prisotnim že na začetku sporočimo, koliko časa je na voljo. Vse to so prijemi, ki skrajšajo število sestankov.

Menedžerji morajo biti pri sklicevanju sestankov še toliko bolj pozorni, ker si običajno pridržujejo pravico, da sestanek s svojimi zaposlenimi skličejo kadarkoli in jih mogoče tako ravno zmotijo med produktivnim delom. Ena od glavnih nalog menedžmenta je zaposlenim zagotoviti možnost produktivnega dela. Torej čim manj sestankov.

"Ljudje, ki so zelo aktivni prek e-nabiralnika, dobijo tudi od 50 do 100 sporočil na dan ali celo več. E-pošta vam daje lažen občutek napredka in nekakšno čustveno zadovoljstvo. Zdi se, kot da smo nekaj naredili in da smo v stiku z ljudmi, a v resnici nismo." Foto: Thinkstock

Eden od dejavnikov, ki nam kradejo čas, je tudi elektronska pošta. Vi pravite, da se je precej hitreje mogoče o marsičem dogovoriti po telefonu.

Elektronska pošta je pravzaprav seznam opravil, ki nam jih nalagajo drugi. Ti nam v e-pošti določajo, kaj moramo storiti.

Zato predlagam, da najprej opravite delo, ki ste si ga sami naložili (svoje najpomembnejše naloge), in šele potem pregledujete elektronsko pošto, kjer vas čaka cel kup drugih zadolžitev. Med e-pošto je vedno nekaj nepričakovanega, nekaj, za kar drugi želijo, da naredite vi.

"Če vam delo to dopušča, zavedam se, da so nekateri poklici tako ažurni (novinarstvo, prodaja in podobno), da tega ne dopuščajo, e-pošto pregledujte samo enkrat ali dvakrat na dan. Najslabše je, če imate e-pošto stalno odprto in kar naprej prejemate obvestila o novih sporočilih. So pa, kot omenjeno, tudi poklici, kjer je najbolj produktivno delo z e-pošto. Ampak teh ni veliko." Foto: Matej Kolaković

Verjetno je priporočljivo umakniti tudi prikazno okno na elektronskem predalu, ki neprestano sporoča sprejem novega sporočila?

Vse to je treba odstraniti. Enako velja tudi za vsa mogoča obvestila (notification), ki nam kradejo pozornost.

Naši možgani najbolje delujejo takrat, ko so v tako imenovanem flowu. Tega bi lahko opisali kot stanje, ko neizmerno uživamo v delu in se ukvarjamo z izzivom, ki je nekoliko nad našimi sposobnostmi. Lahko gre za pisanje, oblikovanje strategije, prodajo produkta, karkoli resnično ustvarjalnega in produktivnega.

Ljudje, ki počnejo stvari, v katerih uživajo, natanko vedo, o čem govorim. In delati nekaj, v čemer uživaš, je zagotovo tudi pomembno pravilo visoke produktivnosti.

Če se vrnemo k flowu. Takrat ko se nam dogaja, je vsaka motnja izjemno škodljiva. Vsaka najmanjša motnja nas lahko vrže iz ritma, mi pa znova potrebujemo 20 minut ali več, da občutek dobimo nazaj. Mogoče ga v tistem dnevu celo ne dosežemo več.

Pozornost je izredno dragocena stvar in moramo se jo naučiti spoštovati. Paziti moramo, da nas kradljivci ne vržejo iz okvira pozornosti.

Zelo velik motilec pozornosti so tudi družbena omrežja. Postala so del vsakdana, pri tem pa nam lahko koristijo ali delajo škodo. Kakšno je vaše mnenje o tem?

Družbena omrežja so del vsakdana, vsi jih imamo in vsi jih uporabljamo. Zelo težko je reči, da jih ne bomo uporabljali. Sam sem v preteklosti to že večkrat poskusil. Deaktiviral sem profil na Facebooku, pa ga nato spet aktiviral in se na koncu sprijaznil s tem, da ga imam, le da ga uporabljam za nekoliko drugačne reči, kot je to običajno.

"Raziskave kažejo, da je bolje, če uporabljamo čim manj družbenih omrežij, saj vsakokrat, ko se odločimo, da bomo preverili novosti na njih, pregledamo vse. Od Facebooka do Twitterja, Instagrama in tako naprej … Vsak človek ima svoje zaporedje … Če to naredimo od 15- do 20-krat na dan, nam to vzame ogromno časa. Če uporabo zmanjšamo za polovico, je to že velik prihranek." Foto: Reuters

Obstaja tudi programska oprema za iskalnike, s čimer lahko časovno omejimo, kako dolgo se bomo zadrževali na njih. Ena od teh aplikacij je aplikacija Stay Focused, s katero lahko določimo, kako dolgo se lahko dnevno zadržujemo na Facebooku in podobno. Ko se čas izteče, ti aplikacija stran zablokira. To je hkrati tudi odlični pokazatelj, ki kaže, koliko časa dnevno preživimo na družbenih omrežjih.

Kako ste se družbenih omrežij lotili na telefonu?

Da bi izločil motnje, na mobilnem telefonu nimam ne elektronske pošte ne družbenih omrežij. Zakaj? Ker jih ljudje uporabljajo med vožnjo in v družbi, tja pa po mojem mnenju ne spadajo. Če voziš avtomobil, se moraš posvetiti vožnji, če si s prijatelji, se moraš posvetiti njim, ne pa telefonu.

Raziskave celo kažejo, da je gib, ki ga izvajamo, ko osvežujemo stran na mobilnem telefonu, podoben gibu, ki ga izvajamo ob potegu ročke na igralnem avtomatu. Ta velja za enega od tistih, ki najbolj spodbujajo odvisnost.

Povprečen mladostnik na dan od 200- do 300-krat pogleda na svoj pametni telefon in osveži stanje več aplikacij. Težko je biti produktiven, če vsakih pet minut vzameš iz žepa telefon.

Foto: Facebook

Sam sem se odločil, da svoj telefon spremenim v izobraževalno napravo. To pomeni, da imam na njem avdioknjige in izobraževalne videe. Socialna omrežja uporabljam izključno za ohranjanje stika s prijatelji po svetu, spremljanje kakovostnih izobraževalnih vsebin, no, prav tako pa za deljenje svojih vsebin. Tako socialna omrežja dobijo svojo vrednost, postanejo tako imenovani asset.

Asset je tisto, kar nam prinaša prave koristi, liability pa tisto, kar nam jih odnaša. Tudi socialna omrežja lahko postanejo naš asset, če prek njih širimo stvari, ki so za nas pomembne, se povežemo z ljudmi z vsega sveta, pridobivamo relevantne informacije, širimo svoje ideje …

Če tri ure brskamo po Facebooku in si ogledujemo, kaj počnejo drugi, od tega nimamo nič. V tem primeru so socialna omrežja slabost.

Uporaba družbenih omrežjih zgolj s tem namenom, da zalezujemo druge ali upamo na njihovo pozornost v obliki všečkov, ni dobra niti s psihološkega vidika niti z vidika produktivnosti.

Foto: Matej Kolaković

Kaj pa prokrastinacija? Znano je, da ljudje zelo radi odlašamo z delom oziroma ga prelagamo na poznejši čas. Kako si lahko pomagamo pri tem?

Odlašanje je lahko akutno ali vseprisotno. Rešitev za akutno odlašanje je razmeroma preprosta.

Eno od pravil produktivnosti je, da ne upravljamo samo svojega časa, ampak tudi svojo energijo.

Vsak od nas ima dneve, ko smo lahko zelo produktivni, in dneve, ko smo lahko manj produktivni. V drugem primeru običajno odlašamo. Temu se težko izognemo, lahko pa položaj obrnemo v svojo korist.

In če gre za sistematično odlašanje?

Takrat so razlogi drugačni. Lahko gre za to, da smo si zadali pretežko nalogo, da naše veščine niso skladne z nalogo, da opravljamo delo, ki nas sploh ne veseli, ki je moreče, imamo slab življenjski slog, ki vodi v nizko raven energije (slaba dieta, nič telovadbe in podobno), mogoče je tudi, da nas mučijo strahovi pred neuspehom in podobno.

V sistematično, redno odlašanje se je treba bolj natančno poglobiti. Narediti moramo introspekcijo, pri čemer je treba ugotoviti, kaj v življenju počnemo narobe.

Preverimo, ali nas naše delo veseli, ali so naše veščine skladne z nalogami, ki jih opravljamo, kakšna je naša samoidentiteta, ali samega sebe vidimo bolj kot lenega ali bolj kot samoiniciativnega človeka in podobno. Preveriti moramo svoj življenjski slog, se vprašati, ali dovolj zdravo jemo, ali telovadimo, skratka ali počnemo vse potrebno za to, da bi si zagotovili dovolj visoko raven energije.

"Zavedati se moramo, da se pri odlašanju in produktivnosti nasploh ne smemo zanašati samo na disciplino, ampak si moramo izdelati sistem, ki nas samodejno vodi k visoki produktivnosti in osredotočenosti na pomembne naloge. Treba je naštudirali sebe in okolje, v katerem delamo, in zgraditi sistem, ki nam bo omogočal, da bomo delali čim bolj produktivno. Produktivnost torej ni v čim večji samodisciplini, ampak v sistemu, ki ti omogoča produktivno delo. Z drugimi besedami, okolica in procesi imajo zelo velik vpliv na naše vedenje, s tem pa tudi na našo produktivnost." Foto: Matej Kolaković

So bili včasih bolj učinkoviti kot danes? Je bilo manj motilcev pozornosti?

To je težko reči. Vsaka generacija ima drugačne izzive, tudi ko govorimo o produktivnosti, vse pa je na koncu odvisno od posameznika. Vsako obdobje v zgodovini ima svoje prednosti in slabosti. Res je, včasih niso imeli motilcev, je bilo pa veliko težje priti do znanja, manj je bilo priložnosti in podobno.

Kljub vsemu lahko rečemo, da verjetno živimo v najboljših in najudobnejših časih, predvsem vzpon tehnologije pa je močno povečal posameznikovo produktivnost. A pri tem obstaja velik izziv.

Vsaka tehnologija ali vsak izum človeštva je podoben ognju. Lahko si z njim skuhaš večerjo ali pa se opečeš. Tehnologija lahko postane prednost ali slabost, odvisno od tega, za kaj jo uporabiš.

Nujno je, da tehnologijo za produktivno in srečno življenje obrnemo sebi v prid. Na voljo imamo vsa mogoča znanja, izobražujemo se lahko pravzaprav kjerkoli, seveda pa lahko tehnologijo uporabljamo tudi za to, da brskamo za fotografijami smešnih mačk. Sami se moramo odločiti, ali nas tehnologija poneumlja ali nas dela pametnejše in ali bomo z uporabo tehnologije bolj ali manj produktivni.

Internet in mobilne tehnologije so po mojem mnenju najboljši izumi človeštva, posameznik pa še nikoli ni bil tako opolnomočen z informacijami, kot je danes.

Žal pa še vedno del ljudi prebira neki povsem drug sklop informacij, medijski svet pa mu sledi pri podajanju lažnih novic in zabavljaštva. No, kot rečeno, odločitev je na koncu v rokah vsakega posameznika.

"Energetski vampirji imajo težnjo, da se zbirajo v določenih okoljih. Ko jih je preveč na enem mestu, je izjemno težko. Lahko si briljanten, a boš v slabi kulturi zelo težko preživel. Takrat je verjetno bolje, da zamenjaš okolje. Kot rečeno, za produktivnost je okolje izjemnega pomena. Okolje lahko namreč iz tebe izvabi najboljše ali najslabše, v okviru produktivnosti in tudi širše." Foto: Thinkstock

Na svojih predavanjih omenjate tudi energetske vampirje. Kdo so ti ljudje, ki nam pijejo energijo in zmanjšujejo našo produktivnost?

Energetski vampirji so ljudje, ki v nas vzbujajo ekstremna negativna čustva, običajno namenoma. Posledično se lahko hitro znajdemo v bitkah, ki so nepomembne in zmanjšujejo našo produktivnost.

Kot pravi pregovor: če se boš šel bost s prašiči, se boš umazal in njim bo to všeč. Tudi pri tem potrebujemo sistem, da se izognemo stiku s temi ljudmi ali minimiziramo njihov negativni vpliv na naše delo in življenje. Že Steve Jobs je imel pravilo: "No boozos in the company. (Brez klovnov v podjetju)." Kislo jabolko ti lahko kulturo podjetja zelo hitro spravi na kolena.

Če imaš iskren odnos in želiš delati produktivno, če gradiš dobre odnose z ljudmi in poskušaš biti pozitiven, lahko ohraniš pozitivno noto svojega dela. Tudi če se kdo vtika v vas in vaše delo. To, poleg menedžmenta, ki zagotavlja produktivno in korektno kulturo, je verjetno najboljši nasvet, kako se spopasti z energetskimi vampirji. Če je le mogoče, jih ignorirajte, če ni, bodite z njimi korektni, pregledni in profesionalni.