Ali sodelavec Jože ve, zakaj je njegovo podjetje najboljše?

Predstavljajte si naslednjo situacijo. Ustanovite podjetje, z uspešnim delom širite število sodelavcev in prisotnost na trgu, splošna predstava o poslovanju je spodbudna. Menite, da interno sodelavcem zagotavljate vse potrebne informacije. A na drugi strani sodelavec Jože na kavi z znancem ob vprašanju o produktu ali storitvi vašega podjetja, ne zna ali pa neprepričljivo odgovori, zakaj bi bila vaša storitev za njega najbolj primerna.

Kamen na kamen, palača ... kako trdi so pa vaši temelji?

Interno komuniciranje: v grobem zajema interne komunikacijske kanale, prek katerih obveščamo sodelavce, organizacijo dogodkov, skrb za sodelavce in še bi lahko naštevali. A v sebi skriva veliko več. Če Jože ne verjame ali ne pozna poslanstva podjetja in strategije, produktov in storitev, to predstavlja alarm.

Vse se najprej začne interno. S tem, da sodelavci podjetja verjamejo v to, kar počnejo; vedo, zakaj to počnejo ter kam gredo. To je temelj - če ni dovolj kakovosten, se vam bo zgradba zrušila.

Bolj kot na kvantiteto se osredotočite na kvaliteto

Če se večja podjetja na neki točki morda ukvarjajo z vprašanjem prevelikega števila internih komunikacijskih kanalov, je pri manjših podjetjih vsaj na začetku izziv ravno obraten: kje sploh začeti, kako vzpostaviti učinkovito interno komuniciranje?

1. V grobem lahko rečemo, da s t.i. klasičnimi kanali - orodji (mailing, newsletter, intranet ...) zagotovimo »higienik«, ki nam je v pomoč pri komunikaciji. Ni težko vzpostaviti različne kanale komuniciranja - večji izziv je opredeliti, kateri so za vas smiselni ter potrebni in katerim lahko pomahate v slovo.

2. Osebni stik - najbolj pristna komunikacija: čeprav čedalje več komunikacije prehaja na splet, družabna omrežja, e-maile, nič od tega ne nadomesti osebnega stika. Vzpostavitev zaupanja je ključna. Informacij, ki vam bodo dale nove ideje, najverjetneje ne boste dobili prek elektronskega sporočila. Vstanite od mize, pojdite na klepet s sodelavci.

3. Organizirajte sistematičen vpogled v dogajanje: s sodelavci preglejte načrtovane aktivnosti, prav tako pojdite čez oceno doseganja ciljev za izbrano obdobje. Organizirajte predstavitve realiziranih aktivnosti, tako da vsi sodelavci iz prve roke prejmejo informacije. Povprašajte jih po zadovoljstvu in priložnostih za izboljšave - lahko z mesečnim vprašalnikom. Na postavljena vprašanja zagotovite transparentne odgovore.

4. Identificirajte skupine, teme, sporočilno vrednost: niso vedno vse informacije za vsako skupino. Razmislite, katero skupino v podjetju določene informacije zadevajo bolj, katero manj. Prilagodite komuniciranje posameznim ciljnim skupinam.

5. Vključite jih:

• Vodje so prva kontaktna točka sodelavcev. Njihovemu mnenju sodelavci dajejo veliko težo. Zato vodje niso le vodje posameznih skupin: pomemben del njihovega dela je komuniciranje in zato naj posvetijo posebno pozornost temu, kako komunicirajo.

• Sodelavci iz različnih področij naj vam bodo v oporo tako pri razmišljanju o internih aktivnostih kot pri prenašanju sporočil.

• Poiščite sinergije z vašimi kadroviki, ki skrbijo za razvoj sodelavcev, ter skupaj pripravite načrt komunikacijskih aktivnosti, ki se nanašajo na sodelavce. Poskrbite, da sodelavcem informacije posredujete na razumljiv način, o ključnih spremembah pravočasno obveščate, na morebitna vprašanja zagotavljate odgovore ter sodelavcem razumljivo predstavite pričakovanja in namen aktivnosti.

Talent + delo = rezultat

Interno komuniciranje v sebi nosi velik potencial. A talentu je potrebno dodati trdo delo, če želite doseči rezultat. Če postavite ljudi na prvo mesto, identificirate njihove želje in potrebe ter stremite k vzpostavitvi okolja, kjer vsak lahko prispeva ideje, išče rešitve za izboljšave v delovnem okolju - ste na pravi poti, da bo Jože ob naslednji kavi vedel, zakaj je prav storitev vašega podjetja najboljša izbira za njegovega znanca.